Personnel Temporaire (STS) – Assistant(e) d’Unité/ Assistant(e) d’Equipe

Personnel temporaire (STS) – assistant(e) d’unité/ assistant(e) d’équipe

Objectifs

LA BANQUE :

Créée en 1964, la Banque africaine de développement (BAD) est la première institution panafricaine de développement qui œuvre pour la croissance économique et le progrès social en Afrique. Elle compte 81 États membres, dont 54 en Afrique (pays membres régionaux).  Le programme de développement de la Banque africaine de développement vise à fournir l’appui financier et technique aux projets porteurs de transformation qui permettront de réduire sensiblement la pauvreté grâce à une croissance économique inclusive et durable en Afrique. Afin de se concentrer au mieux sur les objectifs de la Stratégie décennale (2013-2022) et de réaliser un plus grand impact sur le développement, la Banque a défini pour ses interventions en Afrique, cinq grands domaines (Top 5) à intensifier pour accélérer l’obtention de résultats à savoir: l'énergie, l'agro-industrie, l'industrialisation, l'intégration et l'amélioration de la qualité de vie des populations africaines.

LE POSTE :

La fonction de STS Assistant(e) d'unité/d’équipe qui relève des Services Généraux fournit un appui administratif pour le bon fonctionnement de l’unité/l'équipe, veille à ce que le Chef d’unité/d’équipe soit libéré de toutes les tâches qui pourraient autrement entraver l'exécution efficace des fonctions et responsabilités de niveau supérieur.

Chaque équipe a des fonctions uniques, mais le travail de STS Assistant(e) d'unité/d’équipe est plus ou moins uniforme quelle que soit l'équipe et vise à assurer un fonctionnement harmonieux de la structure que dirige le Chef d’unité/d’équipe concerné.

En conséquence, le travail d'Assistant(e) d'unité/d’équipe facilite et contribue au succès du Chef de d’unité/d'équipe dans l'exécution efficace de son travail dans le cadre de la stratégie de la Banque pour la réalisation des Top 5.

Fonctions et responsabilités

Sous la conduite et la supervision générale du Chef d’unité/d'équipe, l'Assistant(e) d'unité/d’équipe exécutera les tâches suivantes :

GESTION DU FLUX DE TRAVAIL

Entreprendre des tâches et processus transactionnels qui assurent le bon déroulement du travail de l’unité/ équipe ;

Fournir un appui et assurer le suivi des correspondances et des processus administratifs de routine ;

Assurer la correspondance et les tâches conformément aux formats convenus par la Banque et vérifier les erreurs typographiques éventuelles, la présentation, l'exhaustivité et l'exactitude procédurale de tous les documents soumis au Chef d’unité/d'équipe pour autorisation, approbation ou signature ;

Examiner et prioriser les correspondances importantes et les tâches à exécuter ;

Assurer le suivi et veiller à ce que les tâches soient exécutées avec diligence et dans les délais impartis.

COMMUNICATION ET LIAISON

Recevoir les visiteurs et les appels téléphoniques avec tact et discrétion, et agir en fonction de la nature et de l'urgence de chacun, notamment en les réorientant vers les membres de l’unité/l’équipe concernés ou les parties devant agir, le cas échéant ;

Faciliter les arrangements pour les réunions en ce qui concerne leurs horaires et la réservation du lieu ;

Fournir un appui au Chef d’unité/ d'équipe pour les rendez-vous avec les visiteurs officiels et/ou les membres du personnel ;

Assurer le suivi des délais d’exécution des tâches courantes et assignées ;

Organiser des réunions pour le Chef d’unité/d'équipe, selon les horaires et le programme de la semaine ;

Fixer l'heure et le lieu des réunions et fournir l'appui requis pour leur succès ;

Rédiger des rapports / procès-verbaux de réunion.

TENUE DE REGISTRES ET DOCUMENTATION

Tenir à jour un système de classement des dossiers aux formats papier et électronique pour répondre aux besoins de l’unité /l'équipe ;

Tenir un calendrier hebdomadaire d'activités montrant toutes les réunions auxquelles le Chef d’unité / d'équipe et les autres membres du personnel doivent participer. Cela comprend également toutes les visites externes au département ;

Obtenir des notes d’informations et des documents de référence pour les réunions, les séminaires, les ateliers, etc., auxquels participeront le personnel de l’unité/l'équipe, en vérifiant leur disponibilité et en veillant à ce qu'ils disposent des dossiers d'information et des documents appropriés ;

Tenir à jour le répertoire des adresses des partenaires travaillant avec l’unité / l'équipe.

ADMINISTRATION DE BUREAU

Organiser les voyages du Chef/ des membres de l’unité/l'équipe, notamment avec les billets, les réservations d'hôtel, etc. ;

Apporter son appui à la préparation des exposés, s’il y a lieu ;

Photocopier et envoyer des communications électroniques au besoin ;

Entreprendre toute autre tâche connexe assignée par le Chef d’unité/d'équipe.

FONCTIONS D'ACHAT

Aider à exécuter les fonctions d’achat ;

Traiter les demandes d'achat attribuées au groupe fonctionnel liées à l'acquisition de biens, services et travaux ;

Recevoir et examiner les demandes pour vérifier leur clarté, l'adéquation des spécifications, leur exhaustivité, obtenir des informations supplémentaires et assurer la liaison avec les services utilisateurs et confirmer que le budget existe pour la réquisition.

BUDGET

Gérer le budget alloué à l’unité/l’équipe ;

Aider la direction sur les questions relatives aux ressources telles que le budget administratif ; suivre et examiner les dépenses et porter les problèmes à l'attention de la direction ;

Participer à la préparation de la revue annuelle et semestrielle du budget en saisissant les données dans le système SAP et participer à son suivi.

Critères de sélection

Être titulaire au moins d'une Licence en gestion commerciale, commerce, administration des affaires, Communication ou une discipline connexe ;

Une formation en secrétariat et/ou en administration et gestion de bureau constitue un avantage ;

Justifier d’un minimum de quatre (4) années pour GS5 & 6, un minimum de cinq (5) années pour GS7 et un minimum de six (6) années pour GS8, d'expérience pertinente et pratique à des postes administratifs et de secrétariat, dans des bureaux similaires d'organisations internationales, de banques de développement ou d'institutions similaires ;

L'expérience dans le secteur privé sera un avantage supplémentaire.

Bonne connaissance de l'administration et des services d'appui de bureau, notamment les systèmes et les procédures ;

Capacité à travailler sous pression et à prioriser dans le cadre dynamique d'un contexte international et multiculturel ;

Gestion efficace des demandes internes et externes ;

Capacité à travailler et à coopérer avec des personnes issues d’horizons divers ;

Aptitude à gérer des demandes et priorités simultanées et évolutives et des délais serrés ;

Compétence dans l'utilisation d'équipements standard (ordinateur, fax, scanner, photocopieur, etc.) ;

Engagement bien établi à offrir un service client excellent axé sur la réception et le service d'administration ;

Solides capacités de rédaction ;

Communication ;

Résolution des problèmes ;

Orientation client ;

Travail en équipe ;

Efficacité opérationnelle ;

Innovation et créativité ;

Intégrité et confidentialité ;

Compétence dans l'utilisation des applications Microsoft Office standard (Word, Excel, Access, PowerPoint et SAP). Bonnes aptitudes écrites et orales en français ou en anglais avec une bonne connaissance pratique de l’autre langue ;

Connaissance pratique de la suite Microsoft Office (PowerPoint, Word, Excel, Access). La connaissance de SAP constitue un atout ;

CE POSTE NE BÉNÉFICIE PAS DU STATUT INTERNATIONAL ET N’OUVRE PAS DROIT AUX CONDITIONS D'EMPLOI Y AFFÉRENTES. LE TITULAIRE DU POSTE SERA CONSIDÉRÉ COMME UN PERSONNEL DE COURTE DUREE (Personnel Local)

Postuler

Pour postuler à ce poste, vous devez être ressortissants d'un des pays membres de la BAD.

Date de clôture: 15-mai-2021