Assistant(e) du chef de mission adjoint/chef d’état-major

APPEL à CANDIDATURES
MISSION EUCAP SAHEL MALI
LA MISSION EUROPEENNE EUCAP SAHEL MALI
BASEE A BAMAKO LANCE UN APPEL à CANDIDATURES
POUR LE POSTE SUIVANT:
Assistant(e) du Chef de Mission adjoint/Chef d’état-major

FICHE DE POSTE :

ASSISTANT(E) DU CHEF DE MISSION ADJOINT/CHEF D’ETAT-MAJOR

PROFIL DU POSTE
CADRE DU POSTE
Dénomination du poste : Assistant(e) du Chef de Mission adjoint/Chef d’état-major
Affectation : Bamako
Domaine d’activité : Administration / Secrétariat
Date de clôture : 19 Février 2016
Situation : Poste à Pourvoir
Contenu du poste :
Sous l’autorité directe du Chef de Mission adjoint/Chef d’état-major, l’assistant(e) du Chef de Mission adjoint/Chef d’état-major assumera les tâches administratives relevant de sa compétence. Il/elle sera notamment chargé(e) s des fonctions et responsabilités suivantes (en utilisant tous les moyens modernes de communication ou informatiques mis à sa disposition) :

Secrétariat :
Assurer spécifiquement le secrétariat du Chef de Mission adjoint/Chef d’état-major et génériquement de l’étatmajor en particulier : ficher et gérer l’agenda du Chef de Mission adjoint/Chef d’état-major, en l’absence de celuici, de son adjoint, en étroite collaboration avec le porteparole de la mission ;

Correspondance :
Assurer le traitement des textes de la Mission, rédiger et/ou corriger les documents à introduire auprès du Chef de Mission adjoint/Chef d’état-major. Veiller au respect des procédures en matière de traitement des correspondances et du circuit du courrier dans la Mission ;

Communication :
Assurer et contrôler la diffusion correcte des notes de services, circulaires, directives administratives ou autres documents ; gérer les messages en triant par ordre de priorité les messages urgents et en les traitant avec diligence. Assurer les contacts réguliers avec les autres sections ;

Classement :
Procéder au classement des documents de la section selon le mode approprié afin de permettre un accès aisé et une recherche rapide de l’information;

Administration :
Exécuter toute autre tâche administrative à la demande du chef de Mission adjoint/Chef d’état-major et de la Section.

EXIGENCES DU POSTE
ETUDES ET FORMATION
- Diplôme supérieur (minimum de trois ans de formation de niveau universitaire) de secrétariat/gestion administrative ou autre. L’acquisition de ce diplôme dans un pays de l’UE constitue un atout.

EXPERIENCE
- Au moins trois (3) ans d’expérience pratique au sein d’une institution de grande envergure. Une expérience en tant que « secrétaire de direction » constitue un atout.

CONNAISSANCES
Connaissances spécialisées (connaissance du quoi)
- Connaissance des techniques de secrétariat et procédures administratives en vigueur au sein de la Communauté européenne. Connaissances techniques (connaissance du comment)
- Connaissance des outils/techniques de secrétariat : plan de classement, gestion d’agenda, appels téléphoniques, etc.

APTITUDES
Aptitudes linguistiques
- Maîtrise du français et de l’anglais écrit et parlé et capacité de rédaction de textes administratifs.

Aptitudes informatiques
- Maîtrise des outils informatiques (Word, Excel, Outlook, Internet, PowerPoint etc.).

Aptitudes à la communication
- Capacité à présenter et expliquer des situations complexes de manière simple.

Aptitudes relationnelles
- Bonnes capacités de travail d’équipe et d’esprit d’équipe.

Aptitudes intellectuelles
- Capacités à analyser des données et des documents et à extraire les informations clefs.
- Bonne attitude d’analyse, synthèse et créativité.

Aptitudes à la gestion
- Capacités à déterminer les priorités, à suivre le volume du travail et le respect des délais d’exécution des taches.
- Capacité à travailler sous pression.
- Engagement à assurer un travail de qualité et à respecter les procédures en vigueur.
- Aptitude à établir et à atteindre des objectifs.
- Efficacité et efficience.
- Bonnes capacités de négociation dans un environnement multiculturel complexe.

QUALITES PERSONNELLES
- Discrétion, honnêteté, loyauté et très bon sens des responsabilités

COMPOSITION DU DOSSIER DE CANDIDATURE :
1. Une lettre de motivation, précisant la date de disponibilité du (de la) candidat(e) et éventuellement toutes les autres informations pertinentes qui ne seraient pas demandées par le formulaire du CV.
2. Le CV du (de la) candidat(e) (ses coordonnés complètes y compris le numéro de téléphone auquel il (elle) peut être joint(e) et une adresse courriel).
3. Une photocopie certifiée conforme à l’original du passeport et/ou de la carte d’identité et/ou d’un autre document officiel donnant preuve de nationalité ou une attestation de naissance de la commune.
4. Des photocopies des diplômes et autres documents démontrant les aptitudes et/ou les qualifications.
5. Des photocopies des pièces justificatives correspondantes à toutes les expériences professionnelles reprises dans le CV (attestations des employeurs).
6. Un certificat de bonne vie et moeurs délivré par la commune de résidence.
7. Une attestation de résidence de la commune.
8. Au moins trois références (noms, prénoms, fonction, n° de téléphone, adresse courriel) dont une au moins étant celle du dernier employeur du (de la) candidat(e).
9. Le cas échéant, des lettres de recommandation qui pourraient constituer une plus-value au dossier.

DEPÔT DU DOSSIER DE CANDIDATURE :
Le dossier de candidature complet, constitué comme ci-dessus, devra être déposé à l’accueil de la Mission, à l’adresse suivante (jours non fériés, du lundi au vendredi, de 8h15 à 12h30 et de 14h00 à 17h00, sauf le dernier jour) : Mission EUCAP SAHEL Mali
Sébénikoro Route Nationale 5 En face de la Station Ndoure Services BP : E2953 bamako, MALI
Un récépissé de dépôt (reçu) sera délivré lors du dépôt du dossier par le (la) candidat(e).
Tout dossier non déposé dans ces conditions sera rejeté.
L’utilisation des services postaux est déconseillée.
Les candidatures ou pièces adressées par courriel ne seront pas prises en considération.
Aucun des documents constituant le dossier de candidatures ne sera retourné au (à la) candidat(e).
Le dossier de candidature complet peut être retiré à l’adresse ci-dessus:
(S’adresser à la sécurité du lundi au vendredi de 08h30 à 12h30 et de 14h00 à17h00)
Date limite pour la remise des dossiers de candidatures : vendredi le 19 Février 2016 à 12:00
En cas de nécessité, la Mission EUCAP SAHEL MALI se réserve le droit d’annuler le présent appel à candidatures à tout moment, sans justification ni dédommagement.
Aucun des documents joints au dossier de candidature ne sera retourné. Prière de ne pas envoyer des originaux.